基诺特人

案例研究:外包无人认领的财产问题专家

Roberta Pecoraro,高级顾问

2017年7月12日

当企业无人财产主题专家离开公司的工作时,基恩(Keane)被聘为“涉足”,成为公司无人财产的负责人。除了在公司总部集中的工资单之外,公司在大多数分散的环境中运营。

现有流程& Challenge

公司过去的做法是由公司税务部门的一名无人认领的财产主题专家(SME)监督该部门的活动。每个部门都处理与他们的人口有关的详细级别的活动,然后将可报告的财产提供给处理报告生成和汇款的公司无人认领的财产中小型企业。

在每个周期的开始,中小企业发布了一系列说明,包括休眠, 尽职调查要求 和企业对企业的免税信息,包括州,示例尽职调查信和时间表。每个部门都有责任识别过时的交易,确定休眠项目,发出尽职调查信,回答所有者的问题并接受答复。

在该过程结束时,每个部门将向SME提供可报告的项目以及原始单据(银行对帐,应收账款账龄报告,尽职调查响应等)。 SME根据原始单据手动验证了可报告项目,然后手动生成并提交了状态报告和汇款,向每个部门收取汇款费用。

公司正在审查整个过程,目的是在SME计划在秋季报告周期开始之前不久离开公司时对其进行简化。考虑到整个流程可能会发生变化,公司认为为流程分配新的内部SME可能不是最佳解决方案,因此寻求Keane作为SME资源的指导。

客户要求保留当前的流程,每个业务部门负责确定休眠属性; 邮寄尽职调查信 并向Keane提供可报告属性和验证原始文档。

走进无人认领财产主题专家的行列

Keane制定了时间表,并向每个业务部门联系人传达了时间表。为业务部门提供了一个休眠矩阵,并列出了各州有关企业对企业,最低价值和礼品卡的无人认领的财产报告豁免的规则清单。作为国家尽职调查和 报告截止日期 接近后,基恩(Keane)向各个部门发出了提醒,概述了无人认领财产程序中的后续步骤。从业务部门收到数据后,Keane记录并分析了每个文件,从而创建了公司范围的主文件。 Keane利用其专有的无人认领的财产分析工具来确认可报告财产,并将原始文件中的任何差异传达给业务部门。

收集并分析了所有无人认领的财产数据后,基恩(Keane)为每个部门提供了要报告的项目的摘要,并向公司税务部提供了合并报告。合并报告用于开始公司间的转移和筹资过程。资金被转移到基恩(Keane),基恩(Keane)向各州汇款。基恩(Keane)生成报告,进行质量控制分析并组织付款。此外,Keane代表客户根据州要求签署并提交了报告和汇款。

无人认领的财产标的专家的决定

主要发现

踏入公司无人认领的财产主题专家的行列,并遵循现有流程,Keane能够亲身体验去中心化公司在保持合规性方面面临的一些挑战 无人认领的财产法规和国家秘密法律。基恩意识到,各个业务部门之间无人认领的财产知识和经验水平是不同的。虽然向所有部门传达了一致的流程,但每个部门对流程的处理方式都不相同。

以下是整个公司不一致的几个示例:

  • 尽管提供了数据模板,但是用于向SME提供无人认领的财产数据的文件格式在整个公司中并不一致。
  • 每个部门以不同的方式维护过时的余额,有的将余额重新分配到无人认领的财产负债帐户,并维护了包含详细信息的数据库,其他的则直到将余额归还给国家后才使余额失效。
  • 有一些部门的例子不包括所有领域,或者以不同的方式考虑过时的交易(即使客户有借方余额,AR信贷交易也被认为是可欺诈的)。
  • 豁免不一定适用于所有部门。

Keane能够简化公司的大部分报告生成,提交和汇款流程。将数据加载到无人认领的财产数据库中,Keane可以验证每个部门确定的可报告人口。国家报告和文件也是系统生成的,而不是先前的手动过程。

结论

在分散的环境中保持合规性本身就可以成为一项工作,并且审查流程可能不是重中之重。花时间退后一步,回顾一下流程并考虑新流程或外包可以确保流程一致,从长远来看可以节省资源和成本。

从案例研究:将无人认领的物业事务专家外包到Keanotes的2017年夏季刊。

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