基诺特人

影响银行业的常见陷阱

基恩咨询与咨询服务部高级经理Ann Fulmer和主管Pam Wentz

2014年9月29日

在过去的一年中,基恩(Keane)注意到银行业第三方审计员进行的无人认领的财产审计有所增加。为了重申其合规性,许多银行机构正在着手对其现行政策和做法进行全面审查,以识别潜在的风险或敞口领域。如果您的组织当前正在考虑进行类似的审查,则应考虑一些常见的陷阱。

并购

自2000年以来,该行业经历了一段时间的激烈并购,这反过来又为潜在的无人认领财产创造了许多机会。与帐户所有者数据库混合相关的一些常见风险包括但不限于以下风险:

  • 帐户所有者数据点(例如出生日期和打开帐户的日期)无法转移到新系统。收单行应对导入的数据进行审核,以查找重复出现的系统转换日期或默认日期(即1/1/1901)。
  • 帐户所有者的活动记录可能不会转移到收单公司,这又可能导致将帐户分类为休眠或不活动状态。
  • 几年来累积的公司或个人信托活动产生的未分配余额可能代表相当大的资金余额,这些资金可能是无人认领的财产。收购公司应审查暂记/未分配帐户中的余额,以确定如何创建帐户以及是否应将其视为可报告财产。

正确跟踪何时报告/汇款

有些州法规允许不退回邮件构成客户活动。仅基于客户生成的活动来跟踪帐户的银行冒着过早避开财产的风险。另一方面,使用不退回邮件作为所有州的关键标准的银行可能会较晚报告/汇出一些财产。

其他风险领域

  • 将续订日期作为自动生成的CD的“客户生成”活动进行跟踪。
  • 没有正确跟踪和链接“有效”帐户
  • 人事变动:许多公司正在裁员和采取其他预算措施。因此,更换员工或将职责与其他职责(例如对无人认领的财产合规性的管理)相结合的情况很常见。如果您的公司发生这种情况,则要确保已覆盖所有基地,并且明确划定了电子责任。
  • 报告流程的变更:从``分散式''到``集中式''的报告流程(反之亦然)也可能带来不合规的挑战和风险。
  • 银行业中无人认领的财产触发因素在很大程度上取决于帐户所有者的活动。因此,机构内的各个系统相互“对话”非常重要。例如,所有者地址的更新应由中央控制系统控制。确认更新后,应通知机构内的所有业务部门。所有者发起的活动也需要记录在整个机构中,该帐户所有者拥有的所有帐户。例如,如果帐户所有者在线访问其帐户,并且在线信息提供了所有与银行相关的帐户的更新,则应将在线访问记录为帐户所有者发起的所有业务类别中所有产品的活动。

向正确的司法管辖区报告

根据法律规定的休眠期无人认领的无形个人财产,应根据持有人的账簿和记录向“拥有人的最后一个已知住所所在州”报告。不管保管箱的最后知道地址如何,保留在保管箱中的有形物品都应向保管箱所在的州报告。一些银行错误地将保管箱内的物品报告到了最后一个已知的地址,而另一些银行则将所有财产(不管最后一个已知的地址)报告了该分支机构所在的州。确保使用适当的权限来报告/汇出无人认领的资金。

财产分类错误

由于银行业的发展,无人认领的财产报告责任可能分散在众多业务领域。报告责任的多样化可能导致财产类型错误分类或报告到错误的状态。例如,应如何报告通过银行本票支票发放的股息分配?财产分类错误可能会导致报告延迟,进而导致利息和罚款。维持一个集中的无人认领的财产报告小组有助于确保对财产进行一致的分类并符合州的要求。

如果银行机构拥有一个集中的无人认领财产报告单位,则重要的是要建立强有力的政策和程序,以帮助那些每天处理这些财产的人正确地识别那些可能发生的交易。应该建立一个持续的通信系统,以教育那些最接近交易的人,将其视为无人认领的财产。无人认领财产控制组还应审查那些被视为不可报告的交易,以验证是否已将所有潜在的无人认领财产报告给无人认领财产控制组。

银行机构也已经扩展到新的业务领域,这可能会产生更多无人认领的财产风险。新的业务范围可能包括信用卡活动,支付卡,保险等。重要的是,所有业务部门均应根据适用于该特定财产类型的法规审查其无人认领的财产风险,并向无人认领的财产报告潜在的无人认领的财产。控制组。

总体而言,银行业的机构需要意识到整个组织中可能存在的各种无人认领的财产风险。需要建立强有力的沟通程序并进行频繁的测试,以使中心办公室(例如无人值守的财产控制小组)了解新近收购的实体,组织内创建的新业务线以及正在做出的决策可能会影响潜在的风险。

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