基诺特人

业主交流计划的替代申请

营销总监Joe Lichty

2015年11月17日

在55个无人认领的财产报告辖区中的大多数地区,甚至在联邦一级,都要求无人认领的财产所有人共同努力,以寻找有被迫害的财产的所有人。这项工作可以采取多种形式,包括国家强制性的尽职调查-例如致所有者的信或报纸出版物-以及联邦政府向证券相关财产所有者寄送的SEC规则17Ad-17邮件。尽管方法在行业,财产类型和管辖权方面可能略有不同,但要求试图通知业主可能存在的可掠夺财产的要求是无人认领财产合规性的基石,并且应成为任何组织合规计划的一部分。

但是,超出这些最低限度的法定通知要求通常会以显着减少持有人的风险和合规成本的形式产生收益。 65多年来,基恩(Keane)一直通过我们先进的所有者位置计划来支持所有行业的组织补充其合规计划。从历史上看,大多数程序都是为了帮助金融服务行业中的将客户关系维护放在首位的组织而实施的,例如银行,经纪交易商,共同基金,公司证券发行人和保险公司。但是,近年来,由于持有人冒烟的风险增加,基恩(Keane)注意到在多个持有人行业中应用``替代性''拥有人定位计划的情况有所增加,这已被应用,这对持有人和客户都有巨大的好处。

合规基础

在深入研究这些“替代”应用程序之前,让我们回顾一下任何质量所有者的位置和通信程序的基本方面:

质量数据产生质量结果

在当今的“大数据”时代,我们非常重视为您的所有者,客户,投资者和股东提供准确和最新的联系信息。有了商业上可用的数据源,以及增加了直接与客户互动并确定信息的机会,拥有不完整或过时的信息将不再是一种选择,并且会在任何推广计划开始之前为其提供支持。

使用多种方法

不幸的是,就有效的所有者交流计划而言,没有万灵丹。单靠一种方法将无法获得最佳结果。它需要采取多管齐下的方法,通常是邮件,电子和电话外联的方式来有效实现该计划的目标,无论是进行联系,更新地址,还是激励所有者或继承人采取某种行动。同样,就像您应该使用多种外展方法来接触物业所有者一样,为所有者确认其所有权,更新其联系信息或解决任何未清帐户问题的答复提供几种途径也是最谨慎的选择。

尽早开始。经常开始。

与任何补救程序一样,您越早开始-成功率越高。在被捕之前60-120天寄出的尽职调查信应该是您的最后一道防线。提前开展外展工作;例如,当支票逾期超过60天,达到指定的不活动时间或在第二次退回邮件(RPO)之后,将大大增加成功进行补救和沟通计划的几率。

业主在石油中的定位应用& Gas Industry

石油和天然气行业是替代所有者定位和交流计划非常有效的一个行业。两种独特的情况使所有者的位置和通信程序在此领域特别有价值,可减少无人认领的财产风险和合规成本。最大的因素之一是发给租赁持有人的大量矿产权益收益或特许权使用费支票。这些支票仍因各种原因而未兑现,例如地址不正确,租赁持有人已故,所有权纠纷等。

石油和天然气行业的一种常见做法是将这些未兑现的支票放入暂记帐户,直到可以正确解决它们为止。虽然这是行业内普遍接受的做法,但如果未主动监控和处理暂记帐户中的项目,则可能导致财产被视为``拖欠'',导致罚款,罚款和利息高昂。实际上,石油和天然气公司的暂记帐户记录通常是第三方审核公司审查的第一个领域。沟通和外联计划可以补充油气部门订单分析人员和土地集团的现有工作,以帮助更新``陈旧''的暂记代码并将所有者转变为薪水状态。

第二个重要因素是行业内重大的并购活动,这常常导致需要主动沟通和外展计划。市场力量推动着对于收购方和剥离方而言,这些交易产生了无人认领的财产后果。当交易需要交换证券时,可以在定制的合并后计划中``清理''一批股票和/或股息支票。在资产交易中,所有者的位置和范围可以帮助清理可能因购买新井或利息而产生的暂记账或其他总账负债。

总账修复

大多数组织的账簿和记录上都有某种程度的非证券无人认领的财产责任-未兑现的薪水支票,应收账款信用额,未清卖方付款是一些最常见的形式。尽管不特定于任何特定行业,但基恩(Keane)看到了针对总账财产的针对性修复计划的实践有所增加。正如公司执行主动的外联和沟通计划以联系投资者,股东和客户一样,总账责任通常可以通过替代地点或补救计划来减轻。

总账财产由于与证券相关财产相同的许多原因而变得无人认领-最常见的情况之一是付款被发送到无效或不正确的地址。

正如公司发行人或经纪公司将试图为其股东或投资者建立更好的地址一样,寻求补救总账财产的股东也应如此。更好地解决搜索问题和有针对性的推广活动可以大大增加激励收款人,客户和其他所有者对其财产采取行动的机会。所有者确认更新后的地址后,便可以重新签发支票,退还贷方余额并减轻负债。反过来,无人认领的财产报告风险也会降低。

与满足法定休眠期的任何财产一样,持有人只需简单地将未兑现支票的数量确定为适当的州,就可以从技术上遵守州无人认领的财产法。但是,通过一些研究,调查,外展和努力,持有人可以:

  • 减少无人认领的财产负债;
  • 清理账簿和记录;
  • 保留或重新建立客户与供应商的关系;
  • 保持良好的企业声誉
  • 主动处理未付的卖方付款,以支持将业务应用到许多州提供的业务豁免中;
  • 确定其他豁免和可能的会计错误

Keane通​​过对未完成的检查文件进行分析和审阅以识别可能不真正适合抵押的财产或通过会计分析,高级研究和针对性的推广相结合而可能被阻止抵押的财产,已证明了众多客户的成功。

结论

尽管“替代”所有者位置计划的规模和范围可能与《财富》 500强公司执行的传统计划有所不同,但原则是相同的。所有所有者都有义务寻找合法的财产所有者。如上所述,从技术上讲,可以通过简单地安排和报告财产来实现合规性。但是,应该注意通过“替代”位置和通信程序可能带来的重大额外好处。除了减轻无人认领的财产责任和潜在的审计风险外,寻找和付款的所有者减少了支付给各州的款项,从而使秘密报告的过程更加易于管理。

跳出框框思考:所有者通信程序的替代应用程序回到Keanotes 2015年秋季刊

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