基诺特人

无人认领财产101:报告和汇款

基恩无人认领的财产101系列的第3课

2016年10月25日

本文是“无人认领的财产101”系列的第三篇也是最后一部分。在最后一篇文章中,将解释与报告和转移无人认领财产有关的基本要求。本系列的第一部分着重于 数据收集与分析 遵守最新的合规性规则以确保完整和准确的资格分析的重要性。第二部分描述了 国家规定的法定尽职调查范围和建议做法.

及时报告和移交无人认领的财产是在持有人的整个合规工作达到顶峰时进行的,该工作应旨在避免风险并最大程度地减少起皮。在进行了记录审查和法定尽职调查之后,应汇报的未清项目清单将缩小,并且开始编写国家报告和创建汇款的工作。报告和汇款流程的目标是有效开发完全符合州要求的可交付成果。

从应报告的未清项目的数量和相关的所有者地址中,从业者知道必须为其设计报告和汇款的州,并且应该熟悉这些州的报告要求。不幸的是,就像州尽职调查规范一样,州对报告和汇款的要求也不是统一的。

1. Escheat报告格式和属性类型代码

广泛用于无人认领财产报告的电子格式称为“ NAUPA II标准电子文件格式”。全国无人财产管理者协会(NAUPA)设计了这种格式,现在每个州的无人财产计划都需要报告。通常,各州将不再接受Excel格式的报告。

此外,大多数州在报告财产时都要求使用“财产类型”和“关系”代码。 NAUPA II文件格式具有几乎所有州都接受的相应标准属性类型和关系代码。属性类型代码指定属性的类别,并且关系代码提供有关多个所有者与该属性相关联时所有者之间的连接的信息。每种属性类型都由两个字母和两个数字表示,即CK13 =供应商检查。关系由包含两个字母的代码表示,即JT =联合租户。

重要的是要注意,各州经常修改某些NAUPA关系和属性类型代码,通过更改特定代码下包含的交易来自定义代码,向NAUPA集添加新代码,或者不使用或接受NAUPA中的特定代码组。因此,从业者应检索并使用将要提交报告的州的代码清单。这些清单通常包含在国家官员在其无人认领的财产网站上发布的报告手册或指南中。

2.报告媒体和格式

确定国家接受报告的媒体,对于制定合规报告和避免国家审查至关重要。大多数州不再接受纸质报告。相反,如果要报告的项目数大于指定的阈值,则要求将报告以CD,软盘形式或通过Internet上传以电子方式提交。有一些州,例如爱荷华州,密歇根州和田纳西州,要求所有报告都以这种方式提交,无论报告的项目数量如何。

各州越来越多地提供和/或要求在线上传报告。例如,印第安纳州,佛罗里达州,蒙大拿州,内华达州,俄克拉荷马州(如果有15件或以上)和德克萨斯州要求通过其网站上载在线进行报告。其他州提供但不强制执行在线报告。允许或要求在线报告的州通常要求企业在上载报告之前联系该州进行注册。例如,印第安纳州和内华达州要求企业在首次上传报告之前进行注册。随着各州努力降低成本,预计还会有更多报告需要上载。

除报告外,各州通常还需要填写并归档由特定国家创建的封面纸。在某些情况下,各州会将此封面作为在线上传过程的一部分,或者将其发布在其网站上和/或作为其持有人报告手册或指南的一部分。允许将报告以CD形式提交的国家/地区通常要求在实际报告交付中随附特定的封面。

通常,业务的适当人员(通常是首席财务官)必须在封面上签名,并且在许多情况下,签名必须经过公证。封面通常包含一份声明,表明业务人员承认报告中的信息是真实准确的。此外,一些州在此声明中添加了语言,要求注册持有人的签署人证明已按照州法律的规定进行了尽职调查。

伊利诺伊州和马里兰州等州要求企业在其报告封面上使用“持有人号码”。如果持有人首次在这些州提交报告,则必须在首次提交之前联系该州以检索编号。对于企业来说,在提交报告时使用州分配的持有人号码非常重要,因为各州的计算机系统使用该号码来识别已收到的报告以及在报告截止日期之前或之前已收到的报告。因此,在举报时使用持有人号码可以节省时间并避免代价高昂的“未能提交”或“迟交”罚款。此外,对具有报告历史记录的企业的正确识别可能会阻止审核。

3.汇款方式

通常,大多数企业将现金报告为无人认领的财产,无人认领的财产报告随附的汇款将仅仅是支票或电子资金转帐(EFT)。支票应反映报告的总金额,并应写至州报告说明中指定的收款人。这些说明通常随州报告表和/或在州网站上发布的州报告手册或指南中提供。例如,应将写给伊利诺伊州无人认领财产部门的支票汇款支付给伊利诺伊州司库。

由于技术的进步,便利性和对收入的需求,如果汇款的美元金额大于指定的阈值,则某些州现在要求EFT,Fed Wire或ACH汇款。例如,加利福尼亚州规定,如果汇款额大于20,000美元,则必须由EFT以法规和规章中指定的特定方式进行汇款。未能按照指定方式将此类资金汇入加利福尼亚州,将导致按付款金额的百分之二(2%)处以法定罚款。1 还有其他几个州,包括马萨诸塞州($ 10,000或更高)2,新泽西州($ 50,000或以上)3,内华达州($ 10,000或以上)4和德州5 (如果在上一年的报告中也报告了$ 100,000或更多),则具有EFT,Fed Wire或ACH转移汇款要求。

上市公司可能要报告证券和与证券相关的分布。大多数州在报告手册或指南中或在其网站上都有报告和转出已认证和记入股票的特殊说明。通常,州指示包括一种将实物证券重新注册为州名称(或代名人)并通过DTC,DRS等转移账簿股份的方法。此外,某些州还单独提供了以下指示:共同基金或共同基金帐户中可能需要清算的股份。请注意,有些州要求报告无价值的证券,而另一些州要求不报告。

4.无人财产报告汇款的时间和交付方式

当然,必须在适当的报告截止日期之前将报告交付给州。报告的截止日期因行业而异,有时还取决于财产类型,具体取决于州。但是,对于大多数非金融,非保险企业来说,该州的报告截止日期是秋天。但是,有些州的截止日期是冬末或春季。许多州在春季对人寿保险公司规定了报告截止日期。德克萨斯州和密歇根州有7月1日ST 报告截止日期。

尽管大多数企业都努力在州报告截止日期之前完成任务,但在某些情况下,可能需要企业申请延期申请。如果需要延期,则持有人应联系相应的州,并要求他们延期提交报告和汇款。一些州要求以书面形式提出请求,或以特定形式提交请求,和/或要求在报告期限之前的特定时间段内提出延期请求。该请求应包括一项上诉,要求豁免该州可以评估的逾期提交的罚款和/或利息。

大多数州出于正当理由最多可延长30天。州通常不会将持有人未及时进行尽职调查视为授予延期的可接受依据。较长的扩展可能需要更多说明,并且可能不予批准。一些州要求即使批准延期,持有人也要在法定报告期限之前估算其汇款并支付估算的汇款。例如,新泽西州通常出于正当理由批准延期,但将要求持有人在法定报告截止日期或之前估算其责任并汇出其估算值。此外,即使授予了延期,某些州也可能对迟交的报告增加延迟提交的兴趣。

报告和汇款的另一个重要考虑因素是创建和维护证明和汇款已在相关州的最后期限之前提交的证据。州无人认领的财产法通常包括对延迟提交的罚款,为了避免这些处罚,企业必须能够核实其报告和汇款的实际交付日期。为方便起见,从业人员应使用可验证的传递方式进行物理报告和汇款传递,并维护通过在线上传向各州传递的报告的上传收据。请注意,各州在其报告截止日期之前收到数千份报告。这些报告可能被记录为已收到,但由于在该日期实际交付的报告数量巨大,因此可能无法在实际收到之日登录。此外,计算机故障可能会导致在上载日期之后的某个日期不接收或接收上载。维护报告和汇款证明可以节省业务,无需支付昂贵的后期备案罚款和利息。

5.负面报告

在某些年份中,持有人可能没有任何无人认领的财产可以向特定州报告。不幸的是,一些无人认领的财产法律或法规要求持有人在特定报告年度内没有合格报告的无人认领财产,要求持有人提交“负面”报告。加利福尼亚州和德克萨斯州等州不要求提供负面报告,而缅因州等其他州则仅当该公司位于缅因州或在缅因州注册且从未在此之前提交无人认领的财产报告或在上一次提交正面报告时才要求提供负面报告。三年 6 换句话说,负面报告要求因州而异。

通常,需要否定报告的州会指定必须填写并及时提交的表格,以满足否定文件的要求。一些州,例如缅因州7 和内华达州8 允许在线进行负面报告。

报告和转移无人认领的财产:摘要

本系列的三篇文章中的每一篇都提供了有关持有人无人认领的财产合规义务的基本信息。所有这些义务的共同点是企业创建或增强其政策和程序,以便指定与年度数据审阅,尽职调查和报告/汇出相关的任务并将其分配给员工。此外,编译和维护适当状态的要求无异于适当地执行策略和过程中列出和计划的任务。请记住,及时准确地合规可将州可能评估企业是否经过审计的罚款和利息的责任风险降到最低!

从报告和转移无人认领的财产追溯到Keanotes的2016年秋季


[1]加州无人认领财产法,第1532(a)和(g)条。
[2] Massachusetts Abandoned Property Division 2016 Reporting Forms and Instructions Manual,   http://www.mass.gov/treasury/docs/abp/ucp-holder-instructions.pdf
[3] New Jersey Holder Packet, page 1, http://www.unclaimedproperty.nj.gov/pdf/NJHolderPacket.pdf
[4] 内华达州行政法规第120A.110(2)章
[5] Texas 无人认领财产报告Instructions Booklet, http://comptroller.texas.gov/up/report/pdf/96-478.pdf
[6]看到 http://www.maine.gov/treasurer/unclaimed_property/report_property/index.html
[7]看到 http://www.maine.gov/treasurer/unclaimed_property/report_property/negative_reports.html
[8]看到 http://www.nevadatreasurer.gov/Unclaimed_Property/Forms/Holder/UPSNegReporting/

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