基诺特人

应对无人认领的合规性挑战

基恩咨询服务有限公司董事总经理Valerie Jundt

2014年6月2日

只是因为你’re Reporting – Doesn’并不意味着您符合法规

几乎没有人会不同意我们的社会近年来对健康和健身意识的提高。广告牌,杂志,广播,互联网和电视都刊登了有关减肥的有效工具,食品或促进健康饮食的餐厅的广告,更不用说运动员和体育赛事广告了,这些广告和体育广告中推广了最有效的外衣,以促进他们的表现。

每年都有数十亿美元用于促进和/或投资于这些最新趋势……这是有充分理由的。替代方案带来的后果实在太大” ”。

那么,为什么一家公司和/或他们的领导者会犹豫地投入必要的时间,资源和精力来确保 健康 无人认领的财产合规计划(“ UPC”)?

答案通常可以归结为常见且相似的答案。 “我们已经听取了其他人的恐怖故事,并且知道我们需要专注于此。现在我们还有太多其他优先事项;没有足够的资源或预算,但我们确实计划在将来将其作为优先事项。”

不幸的是,他们的未来包括审计通知,远远早于他们整顿房子的时间。

需要工作-但值得付出努力

与任何有效的减肥计划一样,您在短短几周内就不会体重减轻20磅。尝试实现强大的无人认领财产计划时,适用相同的规则。这需要做出承诺,奉献,时间,财务和资源承诺以及协作。

当我们进入“新的报告季节”时,我们认为提供一些有用的提示以帮助开始并最终实现您的UPC目标会有所帮助。

评估情况

您可以并且应该立即采取一些步骤来评估风险。第一步是确定您所关注的每个领域的最佳联系方式。提出以下基本问题将有助于对可能的无人认领的财产责任进行初步评估:

系统断开

  • 该实体是否作为单独的业务部门处理?
  • 使用什么软件来管理这项业务?您是否可以通过现有控件访问它?
  • 如果使用行业专用软件,则采用哪些控件来处理客户的多付款项和支出?如何将此信息传达到您所在的区域或如何由单独的业务部门报告?

物业类型

  • 除了当前报告的内容之外,该行业或收入流中是否还产生了其他财产类型?
  • 会计职能是否从主要财务部门下放?

外包业务

  • 是否使用第三方管理服务的某些部分来标识任何服务?
  • 合同是否解决了抵押责任?
  • 如果第三方负责举报,是否获得了秘密报告的副本?
  • 是否在内部从第三方发送了预评估报告以进行适当的尽职调查?

并购

  • 您是否有被收购实体的备案历史的副本?
  • 如果购买了FDIC,是否已审查所有财产类型的数据以进行适当提交?
  • 从被收购实体过渡期间,与无人认领财产合规相关的测试数据映射的程序是什么?
  • 在清除文件或进行“系统转换”之前,将特定的书面程序与IT结合在一起,以保护和保留与无人认领的财产有关的历史信息。

这些问题的答案不仅将帮助您评估是否需要进一步的询问,而且更重要的是,它们将使您能够与适当的人员建立联系渠道,并提供机会对他们进行持续合规的重要性教育。

持续合规建议的最佳实践

成立无人认领财产委员会

通过包括“ C”套件级别的官员在内的所有相关利益相关者的参与,建立委员会合规的方法。至少每半年召开一次会议,讨论当前的程序,问题并审查影响公司报告责任的法定变更。除了委员会之外,还可以创建一种工具来在整个组织内传达无人认领的财产要求,法律变更,减少休眠等,以建立公司合规文化。您的合规性取决于使此问题与所有人员相关。

了解您当前的合规情况

对组织中当前正在进行的电子欺诈活动有深刻的了解是很重要的。具体来说,您应该确认自己正在正确执行以下步骤:

  1. 识别 所有 内部适用的财产类型以及可能通过第三方代理产生的财产类型(工资,证券,福利等)
  2. 如果由TPA处理
  3. 谁在处理任何潜在的无人认领财产?如果由TPA处理,则尤其重要。
  4. 追踪,老化 固定 资金,直到正确报告/汇入为止
  5. 对所有适用项目进行正确的法定尽职调查
  6. 在适当的截止日期或之前提交正确的管辖权
    1. 注意:这是“关键”!
  7. 避免“过度报告”(即包括“免税”的财产类型或金额)
  8. 记录您的索赔处理程序
    1. 对于较大的美元物品,是否有足够的控制措施?
    2. 在将财产报告给州之后,贵公司如何支付索赔?

定期审查和测试无人认领的财产政策和程序,以确保它们仍然相关。确保对它们进行了记录,知道在哪里可以找到它们,并且它们已“过时”,并指定谁可以对其进行修改/保持最新状态。还应确定谁将向UPC部门发出任何新服务产品或合并/收购的警报。包括内部审计/风险管理–您公司内的两个区域都应形成文件化程序,其中包括UPC检查点。以下是确定部门和/或资源以汇编程序信息时应询问的其他问题。

  1. 如果人员变更,谁负责重新分配和培训?
  2. 当前流程是集中式还是分散式?
  3. 如果集中化,您确定所有潜在的UP项目都流向了正确的区域吗?
  4.  如果权力下放,是否有程序确认所有适用辖区都有一致的程序来跟踪和报告UP?
  5. 这是存储历史UP报告的部门或区域吗?如果没有,它们存储在哪里?
  6. 谁负责为与最近的法律和/或执法变更有关的问题提供指导?根据需要让您的法律部门参与其中。

如果进行审核,则最好的辩护来源就是历史报告的副本。大多数州法律要求注册人在“十个报告年度”内保留其UP报告的副本;这表示报告中包含的项目已使用12-15年。因此,应记录并遵守UP报告的记录保留。最佳做法是无限期地维护副本(扫描文件或电子文件)。

知识就是力量

第二只眼睛从未伤害任何人。雇用独立的UP专家来测试和确认您的UPC程序。客观了解现有政策和程序可能会让您以不同的眼光看待事物。在动态的监管环境中,保持最新资源以监视该领域的现行法规和趋势也很重要。

故事的寓意……我们认为这并不容易,但值得付出努力和投入!

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