基诺特人

从头开始:建立无人认领的财产合规计划

市场营销总监Joe Lichty

七月12,2018

建立无人认领的财产合规计划往往是一项责任,通常会被延迟,过渡或在部门之间转移。

在我们65多年的经营历史中,无数的人与我们联系并询问, “我刚刚被要求对无人认领的财产负责。这是什么,我现在该怎么办?”

虽然许多人在这种情况下可能会选择冲入 提交年度秘密报告 这种方法通常会尽快产生更多问题,而不是解决问题。在缺乏明确定义的流程的情况下,匆忙举报可能会导致报告不正确,从而可能引发危险信号,从而触发多个州和第三方审核员的审核。

根据我们的经验,负责使组织首次达到合规性要求的个人最适合针对无人认领的财产实施全面的合规性计划,这是正在进行的举报和合规性工作的基础。

对于继承了现有散发守法合规程序的责任并想要测试其有效性的个人,这种方法也适用。

在这两种情况下,以下几项对于建立(或评估)无人认领的财产合规计划至关重要。

了解无人认领的财产合规的重要性。

通过决定对无人认领的财产实施合规计划,您已经意识到了问题的重要性。尽管您可能听到了, 声明无人认领的财产法 不是可选的。所有公司,无论规模和行业如何,都必须向所有适用的司法管辖区提交年度报告。

否则,可能会导致对逾期或错误报告的罚款和利息评估。最终,各州还可以选择使用第三方或有费用审计师进行审计,以评估您的组织的合规水平。

不适当的无人值守财产合规计划也会引起声誉风险,尤其是对于银行,保险和金融服务行业的公司而言。近年来,这些行业的公司通过增加审计和不断变化的无人认领财产要求而面临着更多的审查。

确定无人认领的财产合规计划的范围…并解决您的潜在风险。

如果您尚未这样做,则需要从无人认领的财产角度确保对起点的扎实了解。在不知道您可能存在的差距和暴露范围的情况下,如何确定新创建的合规计划将解决所有可能的风险?

  • 您当前正在报告,并且您有一致的合规历史吗?
  • 您是否正在捕获无人认领的财产暴露的所有潜在来源?
  • 您是否有以前的报告的副本?如果是这样,还差多远?
  • 是否所有部门和/或业务部门都以相同的方式并根据州要求来识别潜在的可掠夺财产?

进行 风险评估或自我审计 是回答这些问题并发现无人认领的财产合规计划中需要考虑的其他潜在风险的最有效方法之一。

如果使用内部资源进行风险评估审核不可行,请考虑聘请经验丰富的无人认领的房地产服务提供商,该提供商在您特定行业中具有专业知识。这些公司专门致力于帮助组织识别和了解其风险和潜在的责任,并为补救和持续合规性提出实用措施。

风险评估应包括对您的财务账簿和记录以及用于跟踪和监视财务交易(包括未偿还的付款,未使用的现金和账龄的信贷余额)的现有系统进行全面审查。

还应特别注意任何历史或最近的合并或收购,因为您的组织可能由于该公司行为而在不知不觉中收购了无人认领的财产负债。

包括所有业务& Stakeholders

验证风险评估是否涵盖组织中所有可能产生无人认领的财产风险的子公司和业务部门是极为重要的。如果您的组织高度分散,这是非常关键的第一步。

在许多情况下,税务,会计和财务部门往往是承担无人认领的财产合规责任的主要利益相关者。重要的是要注意,尽管这些部门可能承担与秘密赎回有关的报告责任,但用于确定报告哪些财产的数据的准确性和完整性取决于应付账款,工资单,应收账款等提供的信息。

如果各个会计部门提供的信息不准确或不完整,则为各州准备的报告将不准确或不完整。因此,与每个会计部门确认什么构成潜在的无人认领财产非常重要,包括可以通过未清偿和作废的支票以及适当处理未使用的现金和账龄的贷方余额采取的措施。

此外,在许多情况下,您的无人认领财产合规计划还需要财务部门之外的各个部门或职能部门的参与,这对于组织的无人认领财产风险评估也至关重要。

公共公司

如果您是一家上市公司,请务必与您的投资者关系或股东服务部门联系,以确认与不活跃的股东和未偿还的发行权有关的责任,包括由第三方转让代理处理的责任。与证券有关的财产有其独特的一套要求;不遵守这些规则可能会导致投资者的股票过早缩水。

请放心,如果您的股东过早地进行股票赎回并随后由各州清算,他们将不会高兴。

金融机构

对于银行和信用合作社而言,确保所有产品和服务都在合规性计划内至关重要,包括但不限于零售运营,贷款,信用卡,托管,保险箱以及个人和公司信任。

客户和会员是金融机构的命脉。在三到五年内没有由所有者发起的联系的帐户可能被认为具有潜在的欺诈性。

因此,无人认领的财产合规计划需要确保捕获并跟踪所有者发起的联系和活动的所有潜在来源,以确保不会向各州不当地报告活动账户。无人认领的财产计划还应包括一些程序,以帮助重新建立所有者联系,以保护和保护帐户免于上报到各州。

油& Gas

油&天然气行业有一系列独特的风险,涉及矿产收益和特许权使用费,暂记账户和JIB信贷余额。油&天然气公司还需要了解有关州的各种要求 当前工资要求。包括土地管理部门在内非常重要,这样分区命令分析师可以根据州要求确定潜在的风险暴露。

评估您的选择和内部能力

现在,您已经评估了无人认领的财产责任的范围-实施合规计划的下一步就是定义责任和行动。

您的小组需要完成哪些任务和活动?以下是必须回答的几个关键问题。

谁负责跟踪所有立法或法规变更?

国家秘密法律经常变化。紧跟可能影响您的行业和报告职责的更改,这一点很重要。有计划和服务, such as 基恩’s Compliance Portal,可以监视状态变化及其对尽职调查和报告要求的影响。除了了解更改之外,您还需要建立协议以与整个组织中的其他人共享此信息,以确保规则更改的一致解释和应用。

您将如何确定哪些财产有资格抵押或过期?

公司选择以多种方式解决这一关键的第一步。一些公司依靠Excel电子表格并手动计算休眠状态,分别检查每个状态和属性类型。其他人将其数据输入到商业软件平台中以识别休眠属性。具有大量IT部门(和预算)的公司实际上已经建立了自己的无人认领的财产规则引擎。

在确定哪些财产有资格进行报告时,您还应该确定哪些项目需要国家授权的尽职调查信。尽管在所有55个司法管辖区都要求尽职调查函,但由于最低限额和其他潜在的豁免规定,并非每项都要求发送一封信。

重新回答您对问题1的回答,以确保负责方及时了解这些阈值。

谁将发送尽职调查信?

根据所需的出站尽职调查函的数量,这可能是您内部资源的可管理过程。如果数量过多,则可能需要外部邮局或配送供应商的服务。

但是,您选择执行这些邮件时,请注意,对于要包含在信件中的内容,各州都非常重视。在某些情况下,必须使用特定语言,特定位置和特定格式。

您是否可以执行无人认领的财产补救活动?

通过补救措施,我们指的是一种对财产所有者的外展形式,该形式可以是过期的,也可以在即将到来的报告周期内到期。虽然国家强制性的尽职调查可能被视为补救的最低限度形式,但许多公司选择在定位和解决问题上投​​入更多的精力。 与业主沟通 之前 他们的财产实际上有资格被举报。

在帐户在给定的时间内没有任何所有者产生的活动后,或者以邮局(RPO)无法投递的方式将邮件退还给持有人之后,可以采取礼貌的邮件,电子邮件或给所有者的电话的形式。如果支票或其他负债仍未偿还,则还可能包括与您的供应商,员工或其他收款人的联系。

您需要设置一个时间阈值,使所有者有足够的机会在法定休眠期结束和必须履行报告义务之前,有足够的时间更新其帐户。

建立年度报告时间表

一旦您知道年度报告流程的哪些方面将使用内部资源执行,哪些将由供应商或合作伙伴执行,则可以开始制定时间表,让所有相关方可以遵循。

您的时间表应为全年。秋季报告截止日期的活动,通常是10月31日ST 或11月1日ST ,应该在春季开始。相反,春季报告截止日期的活动从三月到七月开始,于秋季末或冬季初开始。

有关每个报告周期前六个月要进行的活动的更多详细信息,请参阅我们的 无人认领财产报告Calendar.

记录和交流–通常。

至此,您已经包括了所有适当的业务部门和关键人员,以执行有效的无人值守财产合规计划。您知道问题所在的位置,将要执行的活动以及何时执行这些活动。

您准备好出发了吧? 不完全的。

首先,请确保所有内容均已记录为您的官方政策和程序的一部分。制定一套文件化的依从性法规遵从政策和程序是至关重要的一步,并且是进行审计时要求的首要任务之一。随着企业的发展和发展,应经常检查和更新此活动文档。它应该作为您的参考手册,概述该怎么做以及如何去做。

那么,如果出现问题怎么办?您还需要建立一个“命令链”和“上报路径”,以便您可以尽快识别并缓解任何问题。

此命令链还应确定组织内谁可以执行您的策略和程序,以确保所有业务部门和所有员工都遵守相同的流程。

必须定义整个组织的通信协议和主要联系点,以确保与合适的人联系。还可能需要IT参与人员来确定内部系统如何相互通信并将相关信息提供给无人认领的财产小组的各个成员。

结论

建立无人认领的财产合规计划并非易事。它需要大量的时间,资源和人才投入。这不是一个可以急着采取的举措,因为需要大量的研究,内部分析和协作才能正确地做到这一点。

但是,如果正确完成,一项全面的无人值守财产保护计划将以降低风险,保护更多资产,增加客户保留率和提高投资者满意度的形式来分红。

如果你’我们的任务是从头开始建立一个守法守法计划,我们可以提供帮助。 基恩’的国家咨询和咨询服务业务 帮助无数公司建立了全面的计划,以确保成功。 请与我们联系以获取更多信息。

从头开始:建立无人认领的财产合规计划,回到Keanotes的2018年夏季刊。

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