基诺特人

COVID对报告无人认领的保险箱和其他存储库的挑战

首席咨询总监Freda Pepper,Reed Smith和Laurie Andrews

2020年9月4日

目前,我们都在为新常态而挣扎-戴口罩,远离社会,并在大流行期间的许多其他问题中找到有效在家工作的方法。当涉及到保管箱报告和有效报告所必需的所有任务时,金融机构客户想知道他们如何克服其中一些需要亲自进行手工工作的障碍。

请记住,保险箱的内容报告和交付可能因州而异,因为每个州对休眠期,接受的内容和交付要求都有一套独特的要求。我们将讨论当今世界与这些要求相关的挑战。虽然我们尚无法为您提供所有答案,但我们希望列出持有人面临的一些挑战,并提出一些建议的策略。

到目前为止,您应该已经找到一种方法来浏览尽职调查通知过程,因为这与您的其他无人认领的财产尽职调查要求类似。之后,谈到无人认领的保险箱之旅,挑战变得更加复杂。

钻孔 –如果包装盒所有者未回复您的尽职调查信,则可能您需要对包装盒进行钻孔。当然,在库中进行社交疏远并不容易,因为您需要足够的人员来确保双重控制并进行内容清单和/或估价。我们不能忘记,我们也需要在锁库中安装锁匠-如果您现在可以找到愿意做这项工作的人。您可能需要考虑加大尽职调查的力度,以诱使盒子所有者挺身而出,以免完全搁浅。

库存 –根据您的过程,您可以在钻孔时进行库存清点,也可以将项目发送到中央存储库进行编目,或同时进行这两种操作。无论哪种方式,增强工作站以使其彼此之间保持足够的距离,同时保持双重控制以防止欺诈可能是一个挑战。

客户回收 –如果演习后的盒子所有者或继承人与您联系,则有必要在提交州之前将其内容退还给您。但是,如果您的正常流程是让客户在分支机构取货,那么由于COVID而关闭该分支机构会怎样?您是否有替代的填海程序?

内容清算 –有些州要求持有人拍卖保险箱内的物品。在当今世界,拍卖师能够进行现场拍卖吗?是否需要寻求其他选择,包括进行虚拟拍卖的拍卖师?

内容整理 –如果国家由于与大流行有关的限制而无法控制盒子中的物品,该怎么办?您是否有足够的空间安全地存放钻孔物品?如果该州仍然希望您发送商品,并且由于COVID而无法进行钻取和库存该怎么办?

州际策略

显然,由于流行病的限制,存在许多合规障碍。面对这些挑战,各州如何容纳持有人?如果到2020年春季和夏季报告截止日期的各州的行动有迹象表明,答案是“很少”。实际上,没有哪个州专门解决其网站上的保管箱合规问题。但是,有些州通常会延长截止日期,有些州甚至不需要正式请求就延长了截止日期。虽然额外的时间对于从大多数偏远地区导航法规遵从性的公司非常有用,但实际上,它对于无形资产的分析和报告最有用。额外的时间对容纳想要报告无人认领的保险箱和其他存储库的要求的持有者几乎没有帮助。

由于大流行的限制仍然存在,并且没有明确的目标,无人认领的保险箱和其他储存库的持有人可能需要不确定的时间来遵守。这给持有人带来了两难境地,因为他们由于迟交而面临着进行利息和罚款评估的可能性。

在这种困境中,持有人应该如何进行?

像当今史无前例的大多数事情一样,未来是不确定的。但是,持有人可能会采取一些实际步骤,以尽量减少利息和/或罚款评估的风险。

那些只需要一点额外时间的持有人可能会要求无人认领的保险箱所在州的截止日期延长。在此过程中,重要的是要了解每个州对延期申请的要求(例如公司信头上的一封信,说明延期的必要性),因为要求因州而异。随着秋季报告截止日期的临近,我们希望各州将提供延长的截止时间,这些时间不要求持有人提交正式请求。但是,与此同时,持有人应该抓住机会做好准备。

不幸的是,并非所有州都提供扩展名。在这些状态下,由于情况恶化,无论如何都要求延长。该州将不会提供有关如何请求延期的指导。但是,打给该州的电话或电子邮件应该是第一道防线。

对于某些持有人而言,在2020年再花几个月的时间来遵守法规可能仍然不足以克服报告方面的挑战。也就是说,可能会有一些持有人在2020年无法遵守该规定。唯一的选择是直到2021年。在这种情况下,持有者应尽快开始对州管理者进行逐个州的扩展,其最终目标是确保等到2021年不会导致利息和/或罚款评估。持有人应借此机会通过电子邮件或电话与无人认领的财产管理员联系,并教育管理员有关COVID造成的障碍为何无法在2020年实现合规的教育。如果国家提供口头保证,获得书面确认非常重要。如果对利息进行了错误的评估,或者几年后,由于无人认领的财产审计而有发现,则可以使用书面确认作为证据。

外延不一定总是必要的,因为实际上有些州没有评估利息和罚款;要么是因为他们的法律没有规定,要么是因为国家历史上没有执行过这部分法律。确定这些状态可以帮助简化宣传计划。

所建议的逐个州进行研究和推广无疑是耗时的,并且需要投入资源。充分利用您或您的辩护人的资源和州的联系方式总是有帮助的。但是,无论您以何种方式开展州外活动,最好现在就开始评估您的公司所面临的挑战,了解扩展要求并开始到各个州的外展过程,以最大程度地降低风险。

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