基诺特人

股东关注

咨询总监安·富尔默(Ann Fulmer)和高级经理布莱恩·麦卡锡(Brian McCarthy)

2020年9月4日

在这些动荡的时期中,对个人健康和公司安全的关注空前高涨。尽管这些问题似乎与无人认领的财产合规性无关,但为了 保护股东账户 被认为是可贪污的资产,既可能对个人股东又对他们托管资产的基础公司产生影响。保护这些资产的努力可以在各地产生积极的成果,并适用于所有公开交易的组织,包括雇用转让代理人协助的组织。

1.加强与股东的联系,特别是那些拥有非股息发行股票的股东,可以帮助与那些被认为失去或遗忘的股东建立联系。

  • 建议定期检查您的股东数据库,以识别和标记最后一次联系的年龄或根本没有联系日期,没有回信迹象的股东。第三方或有费用审核员会标记符合此条件的帐户,以将举证责任转移给公司,以证明与股东的联系。此外,第三方审核员会将股东帐户放在未进行联系的审核结果报告中,并且忽略了有回邮(RPO)要求的州。

2.主动确认那些日常不活跃的股东的生活状况,有助于确保在股票回购前很长时间就与受益人取得联系。

  • 知道股东何时去世有很多好处。从风险管理的角度来看,公司可以确保不会有任何所有者产生的活动与认为股东已故的账户相关,特别是那些注册给单个个人的股东账户。公司还可以使用该信息主动联系可能拥有该财产的潜在受益人或继承人。主动地重新分配所有权可以为公司的股东权益(潜在的股票价值,股息,代理投票等)带来潜在的受益者或继承者。第三方或有费用审计师将死亡人数总档案(DMF)中的股东总数与调查范围内的审计州中已知的最后地址进行比较,以将举证责任转移给公司。一旦确定,公司必须证明死亡后有活动,应将其视为所有者产生的活动(OGA)。

3.验证股东地址也可以帮助识别那些已经搬迁的人,以便可以重新建立联系。这一点尤其重要,因为传统邮件的出现正在减少。

  • 没有回邮(RPO)并不一定意味着您的记录系统上的股东地址是正确的,尤其是在那些不向其股东发送常规邮件的公司中。第三方应急收费审计公司正在调查范围内的审计人员,并将其与数据库进行对比,以确认记录中的地址与公共数据源匹配。如果有所不同,审计师将采取以下立场:股东可能居住的地址与公司账簿和记录上的地址不同。然后,公司需要提供支持,以证明股东在所有者身上进行的活动。对您的股东数据库进行例行检查,以确认股东尚未移动和/或更新其地址,但忘记与公司联系,可以大大减少股东不知道其帐户的可能性。确认并获取股东的最新地址也可以使上次联系日期保持最新,从而将帐户从可能被视为无人认领的财产中删除。

4.保护股票免受潜在的市场损失,如果国家在市场低迷期间清算股票,可能会造成潜在的市场损失。市场波动=清算时潜在的市场损失。

  • 尽管从无人认领的财产的角度来看,法律并不需要上述许多建议,但执行上述一项或所有行动将确保您的股东帐户状况良好,并且在进行第三方审计时,可以保护您的股东帐户。审计师正在使用非传统审计技术。从与股东的沟通角度来看,执行上述任务还可以带来更多好处。股东更有可能收到年度股东通讯和代表投票,从而可以行使您作为公司股东的权利。

5.转移代理人在为加强所有客户的外展服务而可以采取的努力方面可能受到限制。需要发行人/公司参与来帮助支持与股东之间的持续关系,特别是与由于员工股票购买计划和利润参与计划而创建的退休人员存在的关系。

  • 股东与其持有股份的公司之间的真正关系在于发行人/公司,而不是持有帐户的转让代理。因此,发行人更有利于进行持续的拓展努力,以此作为维持和保护股东的一种手段。如果股东对自己在公司的职位有疑问,他们很可能会联系公司而不是转让代理。对于退休人员而言,这是他们的就业安排中收到股票激励计划的情况,尤其如此。

6.发行人和转让代理人共同承担确保持续遵守无人认领的财产要求的责任。为了帮助记录和验证向各州的可托管账户的准确报告,发行人应采取积极主动的方法来监督其转账代理商。它们可以一起提供帮助识别丢失的帐户所有者,进行搜索活动,鼓励正在进行的所有者发起的活动以及记录各方之间的通信所需的工具,以确保帐户不会丢失或被遗弃并最终冒充。

  • 鼓励公司成立无人认领的财产监督委员会,该委员会应由公司的法律合规性,内部审计,应付账款,应收账款,薪资,福利以及任何其他对无人认领的财产负责的团队或地区组成。监督委员会应审查内部流程,以确保公司完全遵守州无人认领的财产法。同一委员会将确保与第三方服务提供者(例如转让代理)的安排正在履行所需的职责,以确保在必要时将其股东账户作为无人认领的财产进行报告和汇出。公司应要求每个报告期为每个州提交的无人认领财产报告的副本。公司还应确定是否对其股东群体进行了如本文所述的增强的外展活动,这将被视为主动尝试,以确保已竭尽全力以确认其股东群体受到保护而不会被视为潜在的无人认领财产过早地。

采取积极措施保持与股东的联系尤为重要,因为许多人正承受着与新准则和持续的市场波动有关的压力。确保自己的投资受到保护,并保证自己所委托资产的公司正在积极保持联系,这有助于在得知自己的资产恰好是他们想要的资产时感到放心。

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