基诺特人

将无人认领的财产管理整合到核心业务流程中

IT和流程改进专家Michael R. Wood

2012年1月27日

自1970年代中期以来,各州对作为无人认领财产(UP)收取的款项的依赖性不断增加。如今,UP集合已成为许多州的重要收入来源。因此,各州加紧努力收集尽可能多的UP资金也就不足为奇了。新型的合格财产,更短的休眠期,受佣金激励的第三方审计员等等,已经在某些行业掀起了波澜,应该给其余行业敲响警钟。

然而,尽管每年收集到数十亿美元的UP资金,但大多数组织仍像1990年代中期或之前那样管理其UP监督和报告流程。对于许多公司而言,识别和报告UP的过程包括:

  1. 每年向IT提出基于未经审查或未经验证的选择标准从各种系统中提取潜在UP的要求;
  2. 将数据上传到UP报告系统中;
  3. 进行尽职调查过程以寻找潜在的所有者;
  4. 为发现的业主更新UP报告系统;
  5. 报告剩余的属性并将其释放到适当的状态。

上述过程的问题在于无法知道是否:

  1. 所有合格的财产类型均已正确识别;
  2. 用于识别有风险资产的规则是完整而准确的;
  3. 数据库包含正确识别休眠交易和帐户所需的数据;
  4. 提取的数据以前没有报告过;
  5. 始终建立审计跟踪以提供对所提取属性的可追溯性。

简而言之,在1到5的流程成熟度等级中,大多数公司的评分为2。问题的核心是管理和监督从未集成到核心业务流程和基础业务系统中。由于绝大多数企业资源计划“ ERP”,银行业务,证券管理和其他业务系统都是在不考虑UP要求的情况下开发的,因此该功能根本就不存在。

鉴于UP监管执法步伐的加快以及UP负债的潜在实质性质,组织必须变得更加具有UP管理能力。当佛罗里达州和加利福尼亚州对大都会人寿保险公司和全国人寿保险公司的UP做法进行调查时,这一点对于人寿保险公司而言今年变得十分痛苦。没有什么比全国广播电视的政府对其做法的调查更引起业界的关注了。

趋势很明显,各州希望公司扩展其能力,以针对所有适用的房地产类型,跨所有业务部门主动识别,跟踪和管理潜在的UP负债。此外,他们希望公司以易于审核的方式来执行此操作。

不幸的是,这意味着将UP相关的业务规则集成到核心业务应用程序中,这些应用程序可以从所有者不活动到整个UP生命周期的点来识别潜在的UP。但这对于拥有多个业务线(LOB)的公司而言,说起来容易做起来难,每个公司都有多个系统,每个系统都包含多个属性类型。由于这些系统在设计时从未考虑过UP,也未必打算与其他系统共享数据,因此,对其进行改造的复杂性和成本充其量可能令人望而却步。

但是,上图说明了一种方法,该方法使公司可以一次仅一个LOB地解决这一问题。

一旦存储库和UP规则系统到位,就可以修改每个具有潜在UP的系统,并将其链接到存储库中。一旦存储库和UP规则设计完成,就可以通过并行更新LOB系统来加快工作量。

本质上,通过遵循上述(尽管简化)的方法,UP被编织到组织的日常业务流程中,与其他任何业务流程和支持应用程序没有什么不同。好消息是,这种方法简化了UP流程,并消除了监视和管理潜在负债所需的工作。由此产生的过程提供了一个“闭环”环境,该环境始于识别和跟踪不活动事件,并以其UP处理(所有者重新激活,向所有者归还财产或向适当的人汇款和汇款)开始更新始发交易。州)。另外,这种方法建立了一个端到端的审计线索。因此,如果选择组织进行审核,则可以最大程度地减少审核的成本,时间和中断,并且很可能几乎没有变化。

尽管上述方法仅影响未来的活动,但它可能会发现使用UP相关数据更新历史记录(尚未报告)的机会。

此时,您可能会问自己:“如何开始使用上述方法?”对于某些人来说,采取这样的主动行动的前景是压倒性的。对于其他人,这可能是获得支持和资金的问题。无论哪种情况,您都可能会找到一些帮助。好消息是,基恩(Keane)具有独特的资格来提供指导和项目加速服务,并在需要时提供更深入的支持,包括:
评估当前流程,实践和程序,项目管理和监督以及与指定数据库和应用程序需求以及设计蓝图相关的主题专业知识。

无论您是独自去做还是选择外包,上手都很重要。如果您被授权集中管理UP管理流程,并且对组织的合规性工作的质量和完整性有所顾虑,则尤其如此。基恩(Keane)我们很乐意提供补充和保密的电话咨询,以讨论贵公司的具体情况和需求。

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