基诺特人

石油,天然气和无人认领财产

基恩国家咨询与咨询服务公司的P​​amela J. Wentz和Jared Gustafson

2012年1月27日

导航无人认领的财产法在任何行业都可能会带来挑战,但在石油行业尤其会面临挑战&天然气工业。在此讨论中,我们将提出几种不同的合规情况,其中石油&天然气公司通常会遇到困难并提供一些最佳实践和建议。

不报告所有适用类型的无人认领财产。油中最常见的特性类型&天然气工业与矿物收益有关。但是,石油还有许多其他类型的无人认领财产&天然气公司如果未采用全公司范围内的无人认领财产政策并未能成功实施全面报告,则可能无法报告 无人认领财产程序。常见的无人认领财产类型包括应付账款,工资单,应收账款,信贷余额,礼品卡,福利计划和工人补偿金。其他令人关注的领域是暂记帐户,品牌信用卡余额,与权益相关的财产和与债务相关的财产。

公司必须通过全面的操作方法来处理无人认领的财产合规事宜。重要的是要确定公司可能产生的所有适用类型的无人认领财产以及所有具有 无人认领的财产报告 义务。我们建议公司采用委员会方法来遵守无人认领的财产规定。该委员会应包括负责识别和追踪潜在无人认领财产类型的雇员,如果可能的话,应由法务部门的人员负责。

将无人认领的财产报告为错误状态。
您的注册状态如何?还是您有几种注册状态?如果是这样,至关重要的是要确认哪家公司在法律上被视为“持有人”。我们还注意到,有时应混淆哪个州应申报的特许权使用费。与其他财产类型一样,特许权使用费通常是由于所有者的最后一个已知住所的状态以及如果没有地址而导致的所有者成立/成立的状态。一些公司错误地向油井所在州报告了特许权使用费。造成这种混乱的原因至少部分是由于某些州,例如俄克拉荷马州对位于其所在州的水井产生的强制性池使用费有不同的要求。由于报告要求的复杂性,我们建议在强制池情况下咨询法律顾问。

最后,我们知道有些公司已将所有无人认领的财产报告给一个州,因为该州表示将通过互惠协议将该财产转发给其他州。尽管这似乎是解决无人认领的财产申报困难的简单解决方案,但在选择相互报告之前需要考虑一些事实。

并非所有州都有对等协议。在发送资金之前,请确保所质疑的州确实已达成协议,这一点很重要。此外,已达成协议的州可能会在交换财产时遇到延迟。同样,无人认领的财产必须根据其应得的国家的持有期限进行报告,而不是根据其所报告的国家的持有期限进行报告。最后,相互进行的报告可能会使赔偿国提供的准确及时的报告承担风险。

最终,如果正确的州没有及时收到无人认领的财产,则相互报告可能会增加所有者试图索取其资金的难度以及潜在的利息和罚款。我们建议公司考虑将无人认领的资金直接报告给到期国。

在截止日期之后提交无人认领的财产报告。 
迟交无人认领的财产报告会引起不必要的注意。某些州(例如佛罗里达州)对报告延迟的每一天收取利息和/或罚款。我们建议公司尽早开始报告流程,以避免不必要的,有时甚至是代价高昂的延误。

作为最佳实践,我们建议公司制定政策并尽早开始研究项目。确定一张未到期的支票是六个月而不是三到五年就容易了。此外,如果这是合法责任,则在六个月大的情况下查找所有者并向其付款比在三到五年的情况下容易得多。早期研究可以帮助确保及时提交报告,并可以减少报告的数量。

未进行充分的尽职调查。
几乎所有州都要求持有人在提交无人认领的财产报告之前进行尽职调查。许多公司都忽略了这种国家规定的要求,并增加了处罚的可能性。一般来说,各州要求在将财产报告给州之前,不超过60到120天将第一封信邮寄到所有者的最后已知地址。一些州还有其他要求;例如,如果物业价值超过1,000美元,纽约州要求通过挂号信发送第二次通知,要求提供回执。

您的公司承诺清理过期的无人认领财产后,请确保采取适当的程序来尽可能地补救您的责任。业主位置服务提供商可以帮助油团聚&天然气公司及其失去的所有者,然后这些资金才应报告。所有者位置服务提供者可以进行深入研究,以找到失去的所有者或其继承人。

没有记录公司无人认领的财产报告历史记录。 
无人认领财产报告的记录保留要求与大多数其他记录保留要求不同。大多数州都要求持有人将无人认领的财产报告副本和证明文件保存至少十年。尽管这个十年的要求似乎过高,但我们建议公司尽可能永久保留副本。提交的无人认领的财产报告的副本可以帮助公司在审计的情况下证明合规。实际上,我们已经看到合同审计师试图以当前无人认领的财产报告为基础来计算以前期间的负债,而在此期间,持有人却忽略了将报告副本保留超过十年的要求。

忽略并购活动。
如前所述,许多石油&天然气公司具有悠久的收购和合并历史。母公司可能遵守无人认领的财产法,但是被收购实体又如何呢?在一个 无人认领财产审计,这些被收购的公司将特别重要。审计员将向这些实体索取与对母公司相同的信息-无人认领的财产报告,政策和程序等。当您考虑公司的无人认领的财产合规历史时,请不要忘记合并和收购。作为最佳做法,我们建议在公司进行收购时的尽职调查中增加无人认领的财产合规性。

系统转换。
审核员通常会寻找在系统转换之前或之后可能发生的“清理”。记录所有“清理”和整个转换过程非常重要。保持上一次客户联系的日期很重要。在某些情况下,原始日期会丢失,转换日期将成为最后一个活动日期。这可能导致无人认领的财产被报告为逾期,这可能会使实体遭受不可预见的利息和罚款评估。

确保从旧系统到新系统之间保持适当的映射。记录良好的转换将包括旧系统的期末余额,以及与新系统的期初余额的明确链接。如果不维护从旧帐号到新帐号的映射,这几乎是不可能的。如果进行了无人认领的财产审计,则此映射对于证明转换时未注销任何余额至关重要。

记录转换之前或之后进行的所有“清理”客户帐户。清楚地识别诸如可能已抵销坏账冲销的客户信用以及过期的信用余额(已退还或转移至无人认领的财产责任帐户)之类的情况。

忽略第三方管理员(TPA)生成的无人认领的属性。
公司还应考虑与之签约的那些实体,例如工资服务提供商,派息代理和支付福利金的第三方管理者。许多公司最近关注的是与权益相关的财产的审计。审核员已经扩展到这一领域,现在还要求转让代理人提供协议和其他信息。

应该审查所有第三方管理员合同,以确定谁负责无人认领的财产合规。协议中常常没有提到无人认领的财产。阅读与这些代理商的合同,以确定谁负责无人认领的财产合规。如果代理商负责,请他们提供代表您提交的无人认领财产报告的副本。查看报告并保留副本以支持合规性。

应收帐款信用余额政策。
应收账款信贷余额是石油的重大挑战&天然气公司,因为购买,出售和/或交易石油&由于数量,时间或价格问题,天然气可能导致会计调整或“调整”。如果没有及时进行这些调整,则可能会导致公司似乎只是冲销账龄未清的信贷余额。这种做法的问题在于,它对不熟悉该行业的外部审计师的表现方式。没有适当的文件证明,审计师可能会将这些帐户中的贷方余额视为无人认领的财产。

缺乏正式的政策和程序。
书面政策和程序应包括识别,跟踪和报告无人认领财产的方法。他们还应满足记录保留要求,因为大多数州法律要求公司将无人认领的财产报告和支持文件的副本保存10年。

这些政策和程序应在组织范围内分发和实施。如果您组织中的某些法律实体不完全合规,那么现在是时候开始识别和补救您潜在的无人认领的财产责任了。

其他建议和有用的资源。 
如果这些无人认领的财产任务似乎不堪重负,您可能需要考虑组建无人认领的财产委员会。该委员会可以包括来自公司各个领域(产生无人认领的财产)的代表和法律部门的代表。拥有一个无人认领的财产合规委员会有许多好处。在多个部门之间分散跟踪和报告负担可以帮助公司更好地管理资源,同时帮助确保报告的完整性。该委员会还规定了组织内部信息的连续性和保留性。公司常常会由一个人负责无人认领的财产;如果该人离开公司,则合规流程将分崩离析。有可用的资源可以为无人认领的财产合规提供帮助。

  • Keane免费提供法律更新通知,以帮助公司及时了解无人认领的财产法的变化。您的公司可以在以下位置注册这些警报 www.Keanotes.com
  • BNA C.P.S.无人认领的财产组合提供有关许多合规性问题的最新详细信息。它已经经常更新,可以通过购买 www.bna.com.
  • 无人认领财产专业人士组织(UPPO)是一个非盈利性组织,提供无人认领的财产教育,信息,网络和宣传。访问 www.uppo.org to find out more.
  • 全国无人财产管理者协会(NAUPA)也有一个网站,可以成为一个很好的资源。  www.unclaimed.org。该网站除其他外,还提供了指向各州无人认领的财产网站的直接链接。
  • 您可以在以下位置找到您或您的公司是否是无人认领财产的丢失所有人: www.missingmoney.com。该网站包含一个指向数据库的链接,该数据库包含来自40多个州的无人认领财产的所有人。如果您发现应归公司的无人认领财产,我们建议您谨慎行事。在提出索赔之前,请确保公司符合州无人认领的财产法。大多数州在付款之前都会审查公司的报告历史记录。最坏的情况:您的索赔可能会触发审核。

无人认领的财产合规可能是一项艰巨的任务。但是,如果您从管理层的坚定承诺开始,应用正确的公司资源组合,在需要时寻求(内部和外部)帮助,这将成为可管理的任务。

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