基诺特人

行业讨论会:转让代理人讨论无人认领的财产

AST执行董事John Buonomo,Broadridge合规高级总监Rob Franz,大陆证券转移与信托公司首席运营官John Ulla

2019年12月19日

转移代理人是公司与其投资者之间的联络和记录保持者。转移代理人维护投资者的帐户记录,发行和取消证书,处理投资者的邮件,确保投资者获得应有的利息并处理其他okooo/投资者的疑虑。许多公司都使用转移代理,但有些公司则充当自己的代理。无人认领的财产对转让代理构成了独特的挑战,因为许多投资者和okooo不了解,如果他们不投票代理,兑现其股息支票或登录其帐户,则他们的帐户将进入休眠状态并最终汇入该州。

一些最大的转让代理与Keane合作,并且就转让代理行业及其与无人认领财产的交汇点与我们交谈过。 AST Financial的高级副总裁John Buonomo,Broadridge Financial Solutions,Inc.的高级总监Robert Franz和Continental Stock Transfer&Trust的首席运营官John Ulla。

行业介绍

对于可能不熟悉转账代理领域(或整个证券行业)的读者,请简要概述无人认领的财产如何每天影响您的利基市场。

约翰·布诺莫(John Buonomo): 无人认领财产对转让代理行业的各个方面都有影响。与转移代理建立联系的重要性日益提高;因此,对您的代理人进行投票,兑现股息支票并登录到您的帐户以检查余额非常重要。无法保持联系会导致您的财产退回各州。

罗布·弗朗兹(Rob Franz): 记录中的okooo联系方式每天都会更改。如果没有始终如一的提醒来更新帐户详细信息以确保不间断其所持股份的沟通,okooo可能会忘记某些证券,从而导致财产被视为处于休眠状态并有可能作为无人认领财产交付给纽约州。

约翰·乌拉(John Ulla): 此外,无人认领的财产给转让代理人的整个流程增加了巨大的负担和费用。显然,努力适应各个州和司法管辖区的需求是一项艰巨的任务,并且要随时了解规则和法规。因此,这本身对转移代理人每天都有重大影响。

从较高的角度来看,转移代理人通常如何减轻其无人认领的财产风险?

JU: 在这一时代,大多数转让代理都有适当的流程和程序,以减轻无人认领财产的风险。声誉和财务风险太大,以至于转让代理人没有严格的流程。转移代理需要遵循各种监管要求,例如,针对不响应收款人的17Ad-17邮件以及针对支票不响应收款人的邮件。我们之所以与Keane合作,是因为坦率地说,由于对规则,法规和不断变化的环境的维护和技术理解,与我们专门从事此工作的人员合作而不是尝试内部维护该流程对我们而言更有意义。

射频: 按照17Ad-17的规定,转账代理人对被视为丢失的okooo帐户进行搜索,并请求确认以更新个人帐户记录,从而建立了当前联系并减少了考虑用于抵押的合格帐户的数量。转让代理人还可能包括尚不合格的财产,但在下一阶段的尽职调查倡议中可能被认为合格,以便在州截止日期之前获得尽可能多的答复。

JB: 为了减轻风险,您需要推动与持有人的联系。陈述消息,概述维持联系的重要性的代理材料是最简单,最有效的方法。此外,针对将要进入休眠状态或对文件保留未兑现支票的人们的良好推广计划将极大地降低风险。

为了实现或保持对法规,规章和条例的遵守,转让代理应考虑哪些无人认领的财产风险因素?

射频: 转让代理人应监督无人认领的州财产法规,或与这样做的公司/组织合作。确认更改后,应相应地修改无人认领的财产程序。因此,这几乎是一种持续的勤奋状态。

JU: 每个州对规则都有自己的细微差别。每个状态都在不断变化。每个州都制定了其他法规,甚至没有法规,这使得管理该功能变得越来越困难。

JB: 越来越多的州正在制定法规,允许他们征收罚款和利息评估。其中一些评估是基于对书中已有规定的解释。从财务和声誉角度来看,这是一个主要的风险因素。

JU: 此外,现在,这些新的隐私规则与各州一起发挥了额外的负担,例如新的加利福尼亚规则和GDPR。由于与这些新规定相关的风险因素,以及与其他组织一起获取okooo信息的风险因素,这使转让代理人特别是与外部实体合作的代理商感到不安。

发行人如何得知其okooo的当前帐户状态或未兑现支票?如何提示他们确保帐户保持活动状态?谁采取行动?

JU: SEC 17Ad-17规则在2000年代后期进行了修订,以包括收信人无响应的邮件。因此,对于超过6个月的支票,转帐代理商必须每半年发送一次邮件。遵守监管规则对于确保帐户保持活动状态大有帮助。

射频: 在每个周期完成无人认领的财产分析过程后,将为发行人提供所有合格财产的帐户清单和相应的财产详细信息(股票和现金)。发行人可以使用它来执行自己的补充宣传。通过转让代理的发行人门户网站与okooo联系后,发行人可以对帐户进行必要的更新。然后,当然,如果发行人相关或正确,发行人可以为这些帐户进行必要的更新。

JB: 使用AST,可以通过在线报告工具通知发行人,使他们能够深入查看其文件中未结支票的详细信息。这将使他们能够与我们(作为转让代理人)及其okooo合作,以执行有针对性的邮件和外展计划,使okooo与欠他们的款项统一起来,并防止转发到各州。

JU: 转让代理,代理公司(如Broadridge)或发行人可以采取行动通知okooo。

转移代理可以使用哪些其他策略来抵消潜在的成本和/或违规影响其无人认领的财产风险和责任的其他负面后果?

JB: 通知,通知,通知。如果okooo在一年以上未与他们联系,或者okooo未兑现支票,则转账代理人在报表,代理,支票等上有大量“空白”,以发出通知。

射频: 建立程序和系统的方法以快速更新和检索联系人详细信息对于确保一致地处理所有事情很重要。

JU: 我们每季度将文件发送到国家地址变更数据库(NCOA)。我们的记录与NCOA记录之间的任何差异都会导致向旧地址和新地址发送额外的邮件。因此,我们付出了更多的努力来为这些okooo获得更好的地址。此外,我们与基恩(Keane)合作,进行了染前预定位服务,我们的客户愿意参与。我们还为在线访问其帐户的okooo添加了一个流程;如果他们的帐户处于丢失状态,则要求他们确认其记录的地址正确无误或提供更新的地址。这些操作中的任何一个都将删除触发器。

射频: 我们的okooo门户网站也有类似之处。我们的okooo呼叫中心还会发出警报,让他们知道帐户是否需要身份验证或更新。

转移代理& Unclaimed Property

根据您自己的经验,在众多客户中管理无人认领的财产有多复杂?您发现什么减少了可交易账户的数量?

JB: 复杂性不是来自大量客户端,而是来自于状态要求的不一致。同样,拥有良好的推广计划会大大减少可交易账户的数量。我们还发现,SEC在17Ad-17要求中增加了反应迟钝的收款人,从而减少了我们的交易量。这是有道理的,因为任何能够推动联系的东西都会减少纠缠责任。

射频: 通过建立易于让okooo注册直接存款的程序(以便将股息立即分配到帐户中),可以减少有资格进行抵押的未兑现支票的数量。从长远来看,花费在教育okooo身上的资源可能会抵消成本的影响。例如,考虑对以下情况发出围封提醒:所有okooo(不仅是合格帐户)的无人认领财产可能导致与所有者的联系更加频繁。

您的客户是否担心保留okooo账户的重要性?贵公司采取了哪些措施使客户了解州要求和最佳做法,以防止客户帐户被盗用?

射频: 这是发行人优先考虑的问题。与其他发行人相比,某些发行人将对无人认领的财产问题采取更加积极的态度。对于转让代理人和客户来说,讨论无人认领财产的方法很重要。

JU: 是的,我同意Rob 100%。美国大陆航空每季度向我们的发行人发送新闻通讯,其中通常会有一两篇有关废弃财产行业更新的文章。

JB: 客户担心抵押权对他们的okooo基础的影响,因为它造成了与所提出的投诉有关的okooo关系的噩梦(即使在几乎所有情况下,依法已对账户进行了适当的保密)。 AST定期举办客户网络研讨会和新闻通讯,以提供有关行业情况,罚款,审计和法规变更的最新信息。

射频: Broadridge提供客户论坛和教育网络研讨会,以确保我们的客户了解我们遵守所有州法律的承诺,并了解无人认领的财产法规如何影响其个人okooo基础。

从高级别的角度来看,作为转移代理人,您是否将一系列串扰问题视为创造收入的产品线,还是您有义务处理潜在的责任和合规风险问题?

JU: 我们根本不认为这是创造收入的产品线。我们很高兴在执行此功能时实现收支平衡。更多的是责任和合规风险。

射频: 我同意,封存问题是Broadridge努力解决的责任和合规风险,发行人作为合作伙伴来处理报告,汇款,审计查询,州罚款和文件要求。

您是否知道有任何行业计划试图平衡各州对无人认领的财产法日益激进的执法?

JB: 业界支持RUUPA(修订的统一无人认领财产法),这将使各州之间的众多法规具有一定的统一性。但是,各州都在选择他们正在制定的RUUPA的哪些部分,并增加其他法规。

JU: 作为一个行业,Stock Transfer Association代表转让代理,他们与该行业的专家合作,游说各州,并试图使各州遵守标准化规则,或者对他们试图采取的某些法规采取不同的看法。强加。

转让代理人无人认领的财产最佳做法

将无人认领的财产外包给转让代理人留在内部的利弊是什么?

射频: 优点是复杂过程中的越区切换更少。例如,okooo文件不会发送给第三方进行分析,并且处理和联系人更新可以几乎实时地应用于以前符合条件的帐户。缺点是定制机会减少;联系人更新或资格删除的请求已从发行者转换为转移代理人再到供应商,并且可能会被误解或未及时完成。

JU: 我认为优缺点取决于组织的类型和规模。外包的一个优势是您无需内部维护流程及其所有费用。因此,我认为,根据组织的规模以及可用的资源,外包给该领域的专家远远超过了将其保留在内部的好处。

JB: 外包最明显的优势是与不断变化的法规保持一致,并确保相应地更新系统。

作为转移代理,您如何解决公司在某些州对新颁布的RUUPA要求的遵守情况,例如跟踪帐户中死亡的确认或使用电子通讯进行外联工作?

JU: 大多数传输代理系统都能够跟踪数据,例如死亡确认和通信。更大的问题是出去寻找系统中没有的信息。

JB: 我们确实根据死亡总索引运行数据库以获取死亡日期,并依靠我们无人认领的提供者来依法执行备案。

JU: 我认为,所有这些RUUPA要求的最大问题是试图知道该怎么做以及抵制许多第三方审计公司,他们采用自己的流程或对这些法规的解释来制定。

贵公司如何处理几乎没有价值的报告证券?这些努力会引起什么问题?

JB: 我们依靠我们的服务提供商来解决这个问题。

射频: Broadridge认为所有有资格进行电子化的帐户,无论该帐户的价值如何。基于帐户价值的报告不会遗漏任何帐户,包括有限制股份的帐户。

JU: 美国大陆航空同意避开受限制证券以外的所有财产的立场,因为我们对规则的解释是,在解除限制之前,它们不会发行股票。不幸的是,大多数州都希望该属性具有值,而无价值的属性则并非如此。这就成为了一个持续监控资产何时达到有价值的处理阈值的问题。但是,如果手头上有与这些okooo有关的现金,各州希望现金不包括股票。因此,监视它成为一个额外的问题。

转移代理& Keane’s 服务

通过Keane的所有者位置服务,您在管理无人认领的财产合规方面看到了哪些好处?

JB: 我们已经看到了与休眠,丢失或已故帐户建立联系的好处。

JU: 显然,外联活动极大地帮助减少了每年进行抵押的合格账户的数量。这些额外的服务为okooo提供了与我们联系的额外机会。

上一个问题中讨论的结果如何影响公司无人认领的财产合规性的整体健康状况?

JU: 通过进行更多的外联活动,您可以减少潜在帐户池中的欺诈行为,从而降低整体废弃财产合规性或不合规性的风险因素,对吗?因此,从这个角度来看,这是一个非常有益的过程。

JB: 只要您可以减轻风险和承担责任的风险,就可以表示该计划的整体健康状况。

贵公司如何使用最准确和最新的信息来确保他们处理无人认领的财产工作?

JB: 行业专家发布的消息(例如Keane的消息),专门处理无人认领的财产问题以及参与行业团体和协会的外部顾问。我们是这些协会的董事会成员,并积极参加与无人认领财产有关的所有委员会。

射频: 我同意,过户代理人应监视无人认领的财产法规,或与这样做的公司或组织合作。另外,一旦确认更改,就需要有一个程序来相应地修改无人认领的财产程序。

成功将帐户保留在抵押之前,对客户有什么好处?

射频: 如果帐户在被盗之前被成功保留,那么这是一个进行教育而不是做出反应或告知的机会。许多okooo不了解无人认领的财产,因此,当您能够保留帐户并避免冲突时,这总是一件好事。

JB: 客户的利益包括:持续的okooo参与,潜在的额外投资以及积极的okooo关系经验。

JU: 如果客户深入研究并仔细了解保持okooo联系的好处,他们就会了解,使用外展服务符合他们的最大利益,并且总体上更具成本效益。

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